行政沟通的类型与方式

(一)行政沟通的含义

行政沟通是指行政系统内部各部门之间、层级之间、人员之间借助一定媒介和通道传递思想观点和情感信息，交流情报信息，以期达到相互了解、协同合作的一种管理活动。行政沟通既是行政管理的重要环节，又是一种重要的工作技巧。

(二)行政沟通的类型

1.正式沟通

(1)含义：通过正式的行政组织程序，沿着正式的组织线路所进行的信息传递和交流。正式沟通是行政沟通的一条主要渠道。

(2)根据信息流向的不同可分为下行、上行、平行三种：

下行沟通是指行政组织按行政隶属关系自上而下进行的信息传递。

上行沟通是指按照行政隶属关系，由下级向上级反映意见和情况的过程。

平行沟通是指同一层级的组织或同事之间的相互沟通。

(3)正式沟通的特点：

优点：沟通效果好、约束力强、信息可靠。

缺点：沟通速度较慢和缺乏灵活性。

2.非正式沟通

(1)含义：通过正式规章制度和正式组织程序以外的，以行政人员交往关系为基础进行的信息交流。

(2)非正式沟通的特点：

优点：可以传递正式沟通无法传递的信息，表达组织成员自己的真实看法，减轻正式沟通渠道的负荷量，促使正式沟通提高效率。

缺点：信息的可靠程度降低，容易产生谣言。

(三)行政沟通的方式

1.以视为媒介的沟通，即通过人的视觉来达到沟通的目的，主要借助文字、图画或各种符号。其中主要以文字沟通为主。

优点：沟通前可以斟酌所要使用的文句已达到最佳的沟通效果;防止转述时的遗漏和曲解;便于长期保存，以备日后查考;责任明确;见诸文字使人产生慎重之感。

缺点：接受者的文化程度影响了对文字的理解，以至可能对沟通效果产生影响;对于不同的人而言，文字可能会生出多种理解;文字表达有限，可能无法穷极所要表达的意思;文字沟通不够亲切。

2.以听为媒介的沟通，又称口头沟通。即通过人的听觉来达到沟通的目的，主要借助说话、歌唱等，以语言为主要媒介。

优点：使人感到亲切;可以当面获知对方的反映;接受者的文化程度对沟通效果的影响较小;比文字沟通快速。

缺点：容易滋生谣言或误传;受传达者口头表述能力限制;无法记录保存;难以确定法律责任;不够正式，规范。

3.以视听为媒介的沟通，即运用文字、图画、符号、实物、语言、声音、光线等媒介来从事沟通。

视听沟通是最好的沟通方式，融合了前两种方式的优点，又克服了其确定。该沟通方式在传达消息的同时，可以观察到对方的面部表情或手势，可立刻知晓对方的反应，可帮助传达者及时修正或调整自己的意见。

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